Wie sieht der Prozess des Vertragsmanagements aus?

Der typische Arbeitsablauf für das Vertragsmanagement lautet: erstellen – zusammenarbeiten – verhandeln – unterschreiben – verfolgen – erneuern. Dies deckt jede Phase ab, für die ein rechtliches Dokument für ein Unternehmen relevant ist. Zunehmend werden diese Phasen mit Hilfe von Software verwaltet.

Der Lebenszyklus von Verträgen

Unabhängig davon, ob Unternehmen ein System zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus implementieren oder Dokumente durch manuelle Prozesse verwalten, bleiben die Phasen des Vertragslebenszyklus im Großen und Ganzen die gleichen. Vergessen Sie nicht auch die Vertragserstellung Software.

Erstellen

Obwohl handgeschriebene Verträge weitgehend verschwunden sind, verwenden viele Menschen – wahrscheinlich die meisten Menschen – immer noch Textverarbeitungssoftware wie Microsoft Word, um Verträge zu erstellen. Sie können ein altes Word-Dokument finden, das im Großen und Ganzen identisch ist, es kopieren und einfügen und ein paar Details ändern, um einen neuen Vertrag zu erhalten. Das Problem dabei ist das Risiko von Fehlern – es ist leicht möglich, dass ein Benutzer (besonders wenn er kein Jurist ist) ein Detail wie ein Datum, eine Adresse oder eine Umsatzsteuer-ID kopiert, das für den aktuellen Vertrag geändert werden muss.

Mit einer Vertragsmanagement-Software erstellen Anwender Vorlagen für die gängigsten Verträge, die ihr Unternehmen benötigt, sei es ein Arbeitsvertrag, ein NDA, ein Kaufvertrag und so weiter. Die Vorlage ist quasi ein Regelwerk, dem die Software folgt, wenn sie angewiesen wird, ein neues Dokument zu erstellen.

Zusammenarbeiten

Es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum ein Vertrag von mehreren Personen bearbeitet werden muss. Es kann sich um einen komplizierten Satz von Bedingungen handeln, und während ein Junior-Anwalt mit den grundlegenden Dingen umgehen kann, wird ein erfahrenerer Anwalt benötigt, um den Wortlaut einer hochwertigen Klausel auszuarbeiten.

Ein Vertrag kann mehrere Bereiche eines Unternehmens betreffen: Ein Vertrag mit einem Technologielieferanten kann zum Beispiel die IT-Abteilung, die Rechtsabteilung, den Einkauf und die Compliance-Abteilung betreffen. Und diese Teams und Personen befinden sich möglicherweise in verschiedenen Büros oder in verschiedenen Ländern, was es schwierig macht, sie alle in einem Raum zu versammeln.

Moderne Vertragsmanagement-Software ermöglicht es Unternehmen, an ein und demselben Dokument zu arbeiten, wie in einem Google Doc oder mit Word online, aber natürlich mit maßgeschneiderten Funktionen, die speziell für Verträge entwickelt wurden. Sie können problemlos Links zu laufenden Arbeiten per E-Mail an Teams an verschiedenen Standorten senden. Genehmigungs-Workflows ermöglichen es den Benutzern, die Personen festzulegen, die ein Dokument abzeichnen müssen, bevor es verwendet werden kann.

Verhandlung ist hier der Schlüssel. Der erste Entwurf eines Vertrags, sofern er nicht rudimentär ist, ist selten das, was er am Ende ist – denken Sie an jeden Job, den Sie an Land gezogen haben und das Startdatum ändern mussten. Und strittigere Bedingungen wie der Kaufpreis oder der Wortlaut einer Exklusivitäts- oder Geheimhaltungsvereinbarung werden wahrscheinlich viele Male geändert, bevor sich alle einig sind.

Mit einer Vertragsmanagement-Software können Sie Vertragsverhandlungen in Echtzeit, online und mit Änderungsverfolgung durchführen, anstatt Dokumente zu bearbeiten, auszudrucken, zu scannen und per Kurier durch die Stadt zu schicken. Es ist nicht mehr nötig, alle Beteiligten an einen Tisch zu bringen, um eine Vereinbarung auszuhandeln – wie erbittert auch immer -.

Unterschreiben Sie

Verträge zu unterschreiben ist immer noch die Standardmethode, aber dank einer ganzen Reihe von Innovatoren – einschließlich Apple und dem Aufkommen des allgegenwärtigen Touchscreens – ist es nicht mehr wirklich notwendig, einen Stift in die Hand zu nehmen und auf einem alten Baum zu kratzen, um Geschäfte zu machen. Digitale Plattformen bieten Technologien an, die den binären, dauerhaften Charakter einer physischen Unterschrift nachbilden können. Einige wollen, dass Sie eine gescannte Version einer schriftlichen Unterschrift einfügen; andere wollen, dass Sie Ihren Namen eintippen; wieder andere lassen Sie ihn mit einer Maus zeichnen.

Die meisten Anbieter integrieren sich in E-Signatur-Tools von Drittanbietern, aber einige Lösungen ermöglichen eine native E-Signatur und ermöglichen sogar eine mobile E-Signatur auf Handheld-Geräten. Die E-Signatur ist für die Menschen, die am Ende der meisten Verträge stehen, eine potenzielle Neuerung. Den Vertrag für einen neuen Job mit dem Finger auf dem Telefon zu unterschreiben oder einen Kaufvertrag von zu Hause aus zu vereinbaren, anstatt in einer bedrückenden Anwaltskanzlei, kann die Zufriedenheit der Nutzer mit dem rechtlichen Prozess grundlegend verändern. In Dutzenden von Rechtsordnungen, darunter die USA, Großbritannien und die EU, Australien und Japan, haben die Behörden der elektronischen Unterschrift ihren Segen als rechtssicher gegeben. Erfahren Sie hier mehr.

Verfolgen Sie

Wenn Ihr Vertrag in einem Aktenschrank auf Papier lebt, ist es ziemlich schwierig zu wissen, wie lange die Verhandlungen gedauert haben, welche Klauseln geändert wurden, wie viele Personen ihn gelesen haben und wie viele Personen ihn als Grundlage für andere Verträge verwenden, die wichtigsten Durchsetzungstermine und wer ihn gesehen hat.

Wenn Ihr Vertrag als strukturierte Daten erstellt und verwaltet wurde, dann sind all diese Informationen verfügbar. Sie können sie nutzen, um intelligentere Entscheidungen darüber zu treffen, welche Klauseln Sie beibehalten und welche Sie weglassen sollten; wann Sie den Vertrag verlängern, wie viel Sie berechnen, welche Kündigungsfrist Sie festlegen sollten – all diese Entscheidungen können mit Hilfe von Daten verbessert werden. Auch das Potenzial zur Risikominimierung ist enorm.

Die Überwachung von Daten in der Rechtsabteilung steht im Einklang mit der Modernisierung der Rechtsabteilungen, vor allem im eigenen Haus, im Bereich der rechtlichen Abläufe. Die innovativsten Organisationen bauen Daten-Dashboards auf, in die sie sich täglich einloggen können, um die Leistung der Rechtsabteilung in vielen verschiedenen Bereichen – einschließlich Verträgen – zu überwachen. Erfahren Sie mehr in unserem eBook über Legal Operations.

Erneuern Sie

Ein zusätzliches Merkmal von Vertragsmanagement-Software ist die Fähigkeit, eine ganzheitliche Sicht auf Verträge einzunehmen, die durch Vertragsdaten ermöglicht wird. Die Unterschrift stellt nicht das Ende des Vertragsprozesses dar, sondern eher den Anfang; eine Vielzahl von Verpflichtungen und Meilensteinen wird für die Beteiligten folgen.

Dies bedeutet, dass ein System vorhanden sein muss, um Verträge während ihres Lebenszyklus zu überwachen, wobei Warnmeldungen an die wichtigsten Beteiligten gesendet werden, um sie auf dem Laufenden zu halten. Am Ende des Lebenszyklus können die Benutzer zurück zur Vertragserstellung springen und von vorne beginnen. Möglicherweise müssen sie auch Änderungen in den Vertrag einpflegen, und auch hier kann eine Vertragsmanagement-Software helfen.

Software-Systeme zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus können nicht nur die Erstellung, Bearbeitung und Zusammenarbeit an Verträgen übernehmen, sondern auch die Verwaltung nach der Unterzeichnung, wie die Verfolgung von Stichtagen und Verlängerungsfristen – den gesamten Lebenszyklus des Dokuments.

Wer nutzt Vertragsmanagement-Software?

Rechts-, Vertriebs-, Personal-, Beschaffungs- und Finanzteams sind die Hauptnutzer von Vertragsmanagement-Lösungen, obwohl jedes Unternehmen seine eigenen speziellen Anforderungen hat.

Juristische Teams

Verträge und Anwälte sind die besten Freunde. Anwaltskanzleien und interne Rechtsteams nutzen Vertragsmanagement-Software, um ihre Vorlagen zu verwalten und täglich Dokumente zu erstellen.

HR-Teams

Die Personalabteilungen großer Unternehmen produzieren in der Regel ein hohes Volumen an Verträgen, da sie laufend neue Mitarbeiter einstellen. Da die Personalabteilung keine Juristen sind, sind sie oft auf ein Vertragsmanagement-Tool angewiesen, um anwaltlich geprüfte Verträge für Neueinstellungen zu erstellen. Einige Lösungen verfügen über Integrationen mit den Tools, die die Personalabteilung tagtäglich nutzt, wie Greenhouse und Workday.

Vertriebsteams

Der Vertrieb hasst alles, was dem Abschluss von Geschäften im Wege steht. Daher verwenden sie oft eine Vertragsmanagementlösung, um schnell Verträge zu erstellen, anstatt die Rechtsabteilung zu bitten, Verträge für sie zu erstellen. Vertriebsmitarbeiter suchen in der Regel nach Lösungen, die sich in die Software integrieren lassen, mit der sie tagtäglich arbeiten, wie z. B. Salesforce.

Beschaffungsteams

Jedes große Unternehmen hat wahrscheinlich ein spezielles Team, das sich auf die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen von Lieferanten konzentriert. Dazu gehört natürlich auch die Bearbeitung von Lieferantenbedingungen und – sobald die Dokumente unterzeichnet sind – die Verfolgung ihrer Erneuerungsdaten. Beschaffungsteams haben als Anforderung an ihre Vertragsmanagement-Software oft auch die Möglichkeit, Genehmigungen von anderen Beteiligten an anderer Stelle im Unternehmen einzuholen.

Finanzteams

Finanzteams benötigen in der Regel aus verschiedenen Gründen Einblick in Verträge. Sie müssen Verträge und Rechnungen abgleichen und genaue Umsatzerwartungen für ihr Unternehmen erstellen. Vertragsmanagement-Software erleichtert diese Art von Transparenz.